云南民族大学职业技术学院教案
课程名称： 秘书理论与实务
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《秘书理论与实务》电子教案
第一章 绪论
[教学目的]通过本章学习，使学生明确秘书部门的工作必须为本级领导服务、为各部门服务、规定为人民群众服务。这是秘书工作的基本指导思想，是我国秘书工作的总宗旨，也是学习、研究秘书学应紧紧把握的一条红线。
[教学重点] 使学生初步了解秘书学科(理论与实务)的基本概念。
一、我国当代秘书学的诞生
我国秘书工作源远流长，从古代、近代到现代，不断沿革、发展，留下了丰富的宝贵遗产。当代秘书学就是在总结历史经验和吸取这些遗产精华的基础上，在新的时代背景下形成和诞生的。
关于我国当代秘书学的诞生：大致时间;若干标志;时代背景;重大意义。
二、秘书学的研究对象与性质特点
1、关于秘书学研究对象的不同说法
A.之一：“秘书工作及其规律”
B.之二：“秘书活动”
C.之三：“秘书现象”
D.之四：“秘书、秘书部门和秘书工作”。
“另类”说法：只承认秘书学是一门课程，认为它尚不足以构成一门学科。
2、性质特点
A.新兴学科。正在越过前学科阶段迈入常规学科阶段
B.综合学科。也可以说是一门交叉学科
C.政治性强。直接为领导服务；政策法律性强
D.实用性强。是一门非常实用的应用学科
三、秘书学的结构体系以及研究、学习秘书学的方法
1、对秘书学科结构体系的不同认识
A.“四大部分”说：“史、论、专、技”
B.“四论”说：“总论、职能论、方法论、资格论”
C.“十大板块”说（主要围绕沟通与协调作用）
D.常崇宜先生认为应包括“六个方面”：秘书历史；秘书职业秘书部门；秘书工作；秘书环境；其他。
2、研究与学习秘书学的方法
总体要求：学风纯正、方法正确、注重实践
具体要求：
A.明确目的。汉语专业为何要修秘书学
B.坚持正确的立场、观点和方法。马列哲学
C.注重实践。学习、借鉴、操作、模拟
D.强调理解基础上的记忆，提倡读、背“经典”
E.积极创造条件，上网浏览秘书网站。（通过投影上介绍国内几个秘书网站的页面）。
第二章 秘书素质
[教学目的] 通过本章教学,使学生深刻了解对秘书思想政治、道德品质、知识、技能水平等方面的要求，以利学生对照、学习、锻炼，提高自身综合素质，以适应工作实践和处世待人的需要。
[本章重点] 对秘书的政治思想、道德（含职业道德）、知识、技能方面的主要要求。
素质——人内在的物质要素和精神要素的总和。
秘书综合素质的高低。决定着其思想、道德、才能及其发挥的水平。
秘书素质的三大组 成部分
“德”——即政治素质和道德品质（含职业道德）
“才“——即知识与技能水平
经 验
（不作研究）
一、秘书的思想政治素质——秘书素质之核心
内涵：政治方向、政治立场、政治纪律、政治鉴别力、政治敏锐性。
1、秘书思想政治素质的内容
A.远大的人生理想：在为国效力中实现自己的人生价值!
B.坚定的党性原则：
“人民的利益高于一切！”
坚决维护民族团结和祖国统一，旗帜鲜明地反对“三股势力”。
C.较高的政策水平
D.较强的法治观念
E.高度的工作责任感：永远以国家利益和所从事的事业为重！
2、提高思想政治素质的途径
加强理论学习——正确的世界观和方法论
加强政治学习——路线、方针、政策
自觉增强法治观念和组织纪律观念——遵纪守法
努力学习文化科学知识
3、秘书的观念问题
观念——看法、思想，即思维活动的结果。现在也常被称为“理念”。
社会的变革与发展向秘书提出了更新观念、调整视角的要求：
A.服务观念；B.创新观念(突破旧的传统意识，在工作中正确地进行变通和独创)；C.价值观念(充分认识并且努力体现自己的劳动是有效的和创造性的)；D.沟通与协调观念 ；E.信息观念
；F.系统观念(系统分析统筹兼顾)；G.效能观念(快节奏高效率工作)；H.保密观念。
4、秘书的作风修养
A.实事求是的作风；B.主动负责的作风；C.艰苦奋斗的作风；D.联系群众的作风；E.雷厉风行的作风；F.严细谨慎的作风。
二、秘书的职业道德修养
1、从秘书队伍中的败类——李真腐败案所引发的反思与教训章起。
2、职业道德修养几“法”
A.注重学习，树立正确的世界观、人生观、价值观；
B.“三慎”：慎独、慎初、慎交友；
C.“吾日三省吾身”，防微杜渐，持之以恒；
D.虚心听取批评意见，自觉接受各方监督。
三、秘书的知识与能力
秘书的知识结构; 秘书的知识与能力结构; 秘书的基本技能; 秘书的特殊素质。
秘书的知识与能力——一个复杂的、立体的问题（公务秘书与非公务秘书的差异；不同行业、层次、工种的差异；秘书环境与个人情况的差异）。
1、秘书的知识结构
A.秘书知识结构的指导思想
——关于“秘书应当是通才”（知识应当广博；但非什么都学、都知、都精）
通才型知识结构特点 a.专与博的兼容性(知识体系呈”T” 字型展开）; b.广泛的适应性; c.强健的再生性
——秘书为领导工作与秘书工作服务，必须掌握两大方面知识（为本行业；为本行业领导人）
——秘书知识与主客观环境相适应（客观环境；主观努力）
B.秘书知识结构构建三原则——目标原则、整体原则、动态原则。
C．秘书知识结构主要内容——基础层次、中间层次、最高层次。
基础层次：社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科。
这一层次的核心部分——马克思主义理论（三大组成部分；最重要的是马克思主义哲学。解决世界观、人生观、方法论即正确的立场、观点、方法问题）；社会学（以科学方法研究社会生活规律。突出研究视点的综合性和整体性）；语言逻辑学（基础工具性学科。提高思维技巧和语言文字〈包括外语〉的运用技能。
围绕核心学科，基础层次向两翼展开外围和边缘部分：社会科学一翼——经济学、法律学、文学、历史等（以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景）；自然科学一翼——数学、物理学、化学、生物等学科的常识。
中间层次即专业基础层次：由若干与秘书业务有密切关系的学科组成。
这一层次的核心部分——领导科学（一门研究现代领导活动规律和方法的新兴交叉学科）；管理学（专门研究管理过程及管理手段）。
围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分——A.秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、组织行为学、心理学、决策科学等；B.若干新兴学科如系统论、信息论、控制论、运筹学等
最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用。
这一层次的核心——两部分（秘书学、秘书所在部门的专业知识）。
围绕这一核心展开的外围和边缘部分——秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、协调学、会议组织学、公文写作学、后勤学、办公自动化原理。（具体深入，更具操作性）。
2、秘书的智力与能力结构（智力与能力既有联系又有区别）
智力——人们赖以吸取外界知识的能力
能力——即通常所说人的“才能”、“本领”等
A.秘书的智力结构 良好的智力是从事秘书工作的基本条件。秘书的智力主要包括5个方面：
a.观察力——凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户。秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，耳听六路、眼观八方。
提高观察力的措施：①培养观察兴趣，形成观察习惯；
②多方接触，开阔视野；③ 态度客观，操作细密。
b.注意力——集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证
。
注意稳定：专心致志、绝无旁骛；
注意分配：头绪繁多、必须兼顾；
注意转移：紧随领导、适时调整
提高的措施：①加强工作责任感；②增强自控能力。
c.记忆力——保持识记和个人经验再现的心理过程。是智力活动的“储存器”。
秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料。秘书工作的特殊性要求秘书:注意记忆的敏捷性（“快”）和正确性（“准”）。
加强的技巧 ：增强信心，稳定情绪；活跃思维，勤于用脑；及时、反复，发挥联想；借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。
d.思维力——对客观事物间接和概括的反映能力。它是智力活动的核心。
思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上。
广度——思考幅度大，思维面开阔，见微知著，洞察背景，范围不狭窄，思路有层次。
深度——思考程度深刻，从现象看本质，追寻来龙去脉，探索内在规律。
有效提高思维力的四条途径：积极参加社会实践，不断丰富感性知识；着力加强思维训练，掌握各种思维方法；提倡独立思考，力求多谋善断；学习掌握思维科学知识，保持发散式思维与收敛式思维之间的必要“张力”。
E.想象力——人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。它是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。
秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。
想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。
B.秘书的能力结构
“能力”就是我们平常所章的“才能”、“本领”。对于秘书的能力要求是：“一专多能、全面发展”。
最重要的是4种能力：语言文字应用能力、协调能力、管理能力、信息处理能力。
a.语言文字应用能力包括阅读能力（要求“精心研读、迅速理解、准确捕捉、筛选信息”）、倾听能力（要求“认真倾听、准确理解、善于归纳、甘于沉默”）、说话能力（要求“准确、简练、明晰、得体”）、写作能力（要求“准确无误、文思敏捷、出手成章、形成风格”）。
b.协调能力是指秘书在领导意图的指导下，在秘书部门的职责范围内，积极主动地沟通信息，调节关系，协同步调，促进和谐运行，提高工作效率。
为了提高协调能力，秘书一要勤奋学习（熟悉政策、法律、原则、规则，掌握协调依据），二要胸怀大局（通盘考虑，统筹各方，处理关系），三要目光敏锐（洞察矛盾焦点，把握协调关键），四要章求协调艺术，会做思想工作，实现协调目标）。
c.管理能力集中体现在辅助决策、组织实施以及管理日常具体事务等3方面。这要求秘书十分注重自己知识面的拓展和综合能力的提高，坚持长久、日积月累，培养很强的管理能力。
d.处理信息能力，指的是在信息收集、加工、传递、使用、反馈、贮存等各个环节中熟练的技能技巧和高强的操作能力。这要求秘书敏于感受信息，勤于收集信息，精于鉴别和加工信息，善于运用信息。
3、秘书的基本技能
秘书技能，指秘书人员从事秘书工作时需要掌握的技术本领亦即动手能力。
关于秘书技能标准：原国家劳动部制定的初级和中、高级秘书技能标准；日本国对秘书技能的审定、要求标准；我国民间企业对秘书技能的需求特点与要求。
A．当前和今后一个时期内现代化初、中级秘书人员需着重掌握的三种技能——电脑应用、“双语言”、速记与快读。
B．其他业务技能：公共关系能力；业务信件程式；邮政手段使用；电信手段使用；一般性会计业务办理技能；出差出国事务；涉外业务；内外礼仪事项；其他必备技能如摄影摄像、汽车驾驶、文娱欣赏等。
C.高级秘书的特殊技能——
a.发挥智谋助手作用方面：才思敏捷，快速成文；鉴别力强，信息准确；模拟风格，沟通与协调代劳；坚定灵活，谏诤建言。
b.发挥事务助手作用方面：准确判断，挡驾得体；无私奉献，拒腐维廉；适度揽过，维护领导。
c.数学应用与网络技术
第三章 秘书的机构与职能环境
[教学目的] 通过本章教学，使学生理解秘书职能环境概念，懂得秘书应当如何适应、优化职能环境及排队环境障碍，掌握人际交待的原则和方法、技巧，以利今后工作实践。
[本章要点] 5方面：
秘书职能环境三层次和三方面要素关系；
秘书职能环境四大作用和四项影响因素；
秘书如何适应、优化职能环境并排除具体环境障碍；
秘书如何处理好与领导的关系；
秘书人际交往的内容、原则、方法。
[本章具体内容]
一、秘书职能环境
人的心理和行为决定于人的内在需求和周围环境的相互作用。当人的内在需要得以满足时，会大大激发他的工作潜力，他的行为将对组织产生有益的贡献。
秘书职能环境概念——
职能环境是职能活动的基础；
环境是一个系统的、开放的概念；
正确认识，增强意识，有效调适， 排除障碍；
从而达到提高秘书工作效率、增强工作效益的目的。
（一）秘书职能环境要素
1、秘书职能环境三层次
第一层次：秘书机构内部环境
人员构成
管理工作制度
分工协作
构 成 人际关系
负责人影响力
团队精神、凝聚力
办公设备办公条件
[课堂讨论] 怎样营造秘书机构内部良好的环境？是否应当至少有如下几条——
优秀的秘书部门负责人；
健全的工作制度;
科学合理的分工配合体系;
灵敏的信息综合机制;
和谐的人际关系;
必备的物质条件与科学的办公手段。
第二层次：秘书所在组织内环境
概念——是秘书、秘书机构工作职能的重要基础；是组织生存、发展的需要。
组织规模、性质、业务范围
构 成 组织结构、功能、运行方式
组织领导体制、管理制度
组织物质条件要素
组织心态观念要素
秘书所在组织内环境构成五要素 组织生态发展要素
组织动态运行要素
组织结构要素
第三层次：秘书所在组织外部环境 (一个开放的具有层次性的庞大的系统）
宏观的大环境 ——国际国内政治经济科技文化
构 成
中观与微观环境——各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环境、社区环境等等
2、秘书职能环境要素关系——秘书职能活动中与各有关方面的联系与关系（内部的；外部的）
与上级领导机关的关系（遵从领导、加强服务、加强沟通协调）；
与职能部门的关系（提供综合服务、做好协调工作、尊重和依靠职能部门）；
与群众的关系 要从工作目标、工作内容、工作过程、工作成效上充分体现密切联系群众（指导思想、工作行为、工作作风）。
二、秘书职能环境作用及影响
1、秘书职能环境的作用
职能环境对秘书工作的规定性；导向性；促动性；机遇性和风险性。
A.关于“规定性”的理解：
从总体来看：秘书的产生与发展；
从行业系统来看其对秘书的要求；
从组织层次来看其对秘书的要求；
从秘书岗位来看其对秘书的要求；各方为秘书提供的条件各不相同。
因此，秘书应正确认识和把握规定性，充分利用职能环境条件规范工作行为，有效发挥职能作用，防止行为失范和不称职、不到位或越位现象。
B.关于“导向性”的理解
要正确认识并把握两条：
a.
必须遵从组织目标和领导工作目标
——把握宏观环境发展的大方向；
——把握特定职能环境的业务运作方向；
——把握职能环境提出的具体工作方向。
力求工作的主动性、准确性、创造性。
b.必须适应职能环境变化发展的趋势，即把握宏观时空环境、行业业务环境、具体工作环境特征及其目标，以定位自身方向目标。
C.关于促动性的理解
D.关于机遇性和风险性的理解
[课堂讨论] 请同学们就关于秘书职能环境的机遇性和风险性问题发表自己的见解！
“机遇和风险并存，前景与困难同在”。
当今社会，无论是在组织运转中还是在领导工作中，机遇与风险将始终并存。秘书应抢抓机遇、规避风险。
关键在于以强烈的事业心、使命感和责任意识去关注发展，发现、把握机遇；以非凡的智慧能力和胆略气魄去防范和抗御风险。
2、秘书职能环境的影响
a.信任度的影响。信任度——
指秘书工作对象（服务对象）对秘书的信赖程度。
b.和谐度的影响。和谐度——
指秘书职能活动中与各相关方面协同配合的亲和默契程度。
c.开放度的影响。开放度——
指秘书职能环境中信息交换的灵敏程度、信息交换的广度、深度等方面决定的开放程度。
d.自由度的影响。自由度——
指秘书主动性职能作用，即主动开展职能活动、发挥其主动性的程度。
提高信任度的“诀窍” ：
a.忠诚守职，遵循规范，不折不扣，完成任务；
b.善待他人，诚恳务实，严守诺言，热情协作；
c.敢章真话，竭诚助人，说话可信，办事可靠；
d.出以公心，不掺私利，注重政策，严守法纪。
提高和谐度的前提：良好的信任度
提高和谐度的“招数”：
a.主动配合，热情服务，待人谦恭，多想他人；
b.态度谦虚，摆正位置，尊重他人，求知求识；
c.加强沟通，交流信息，融洽感情，增进友谊。
提高开放度的核心：当好信息枢纽——
a.主动进行信息交流；
b.准确及时反馈信息；
c.对内提供信息服务；
d.对外注重信息沟通。
“三度”紧密相关、相互影响
自由度除取决于管理组织中的自由度即组织体制和权力运用方式、领导风格等因素外，与信任度、和谐度、开放度的高低也有着紧密联系。
3、秘书职能环境的适应与优化
a.秘书对环境的适应